Jueves, 27 Febrero 2014 22:17

Manual Hotelero de Lavandería. Parte 3

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LA ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE ACTIVIDADES

 

EL PERSONAL Y SUS FUNCIONES

Dependiendo de la estructura y funcionamiento del hotel, el personal de este departamento trabajara a las órdenes de la gobernanta o tendrá autonomía propia. En algunos establecimientos habrá dos encargadas, una de lavadero y otra de lencería, y en otros habrá una sola encargada de todo el departamento, que tendrá a sus órdenes al resto del personal, al cual le encomendará su trabajo.

Lencería

 


Encargada de lencería y lavandería

Es la persona designada por la gobernanta o por dirección para gestionar y dirigir el área de lavandería-lencería.

Deberá tener el siguiente perfil:

- Capacidad para adaptarse a los criterios de la gobernanta y colaborar con ella (En el caso de que esta, no sea la encargada del departamento.)

- Capacidad para trabajar en equipo.

- Debe tener amplios conocimientos sobre maquinaria, tejidos, productos de limpieza y desmanchado, así como conocimientos de las técnicas de aplicación de los productos en los distintos tejidos. Además:

* Tendrá a su cargo el funcionamiento del departamento, bien como jefa del mismo, bien por delegación de la gobernanta.

* Tiene bajo sus ordenes a las lenceras, costureras, lavanderas y planchadoras.

* Tendrá a su cargo el inventario general de toda la ropa del hotel allí depositada, en los que hará periódicamente revisiones y reparaciones necesarias.

* En servicios especiales, entregará la lencería pertinente, mediante vales, y se hará cargo de ella, una vez efectuados los servicios.

* Hará un periódico recuento de las existencias con cada uno de los jefes de departamento, comunicando a la dirección cuantas faltas observe.

Como consecuencia del puesto que ocupa como encargada del departamento, y habiendo delegado en ella autoridad y responsabilidad sus funciones principales serán:

* Planificar y organizar el proceso de lavado, centrifugado y planchado, de forma que las maquinas puedan funcionar sin interrupciones por falta de ropa para tratar, procurando que permanezcan constantemente en funcionamiento, y si están paradas que sea el menor tiempo posible.

* Combinar o coordinar el horario de máquinas y personal para ajustarlo a este proceso.

* Controlar toda la ropa que entra en el departamento durante el día.

* Saber interpretar y corregir las desviaciones que se produzcan en el departamento.

* Emitir y tramitar toda la documentación necesaria para controlar el departamento y dar los informes necesarios a su superior inmediato.

* Motivar y perfeccionar al personal que trabaja a sus órdenes.

 

Lenceras, costureras, lavanderas y planchadoras

Son las encargadas de la atención de la ropa del hotel y de clientes. Deberán ser unas profesionales en sus materias y tener un perfecto conocimiento de su especialidad. De tal forma que las costureras sabrán reparar en función del tejido y de la pieza que sea, aquella rotura o desperfecto que pudieran tener. Las lavanderas deberán conocer el funcionamiento de las máquinas (lavadora, centrifugadora, secadora…) para poder hacer un correcto uso de ellas y las planchadoras como su nombre indica serán las encargadas de planchar la ropa para que quede de nuevo lista para su uso o en el caso de clientes para que se le devuelva a la habitación que corresponda. No olvidemos el trabajo de las lenceras que se encargarán de revisar, transportar, clasificar y almacenar toda la lencería.


Por otra parte, todos los puestos mencionados, deberán atender y obedecer a cualquier orden que se les transmita desde instancias superiores (gobernanta, subgobernanta, encargada…), para que todo pueda funcionar con la coordinación que exige este departamento. Asimismo, deberán conocer los procedimientos a seguir y trasladar a sus superiores cualquier problema que surgiese en su sección, para poderlos solucionar lo antes posible.

Su perfil deberá de ser:

O Imagen personal (higiene y uniformidad)

O Conocimiento sobre el funcionamiento de la maquinaria

O Conocimiento de los distintos tipos de tejidos

O Conocimiento de los productos de limpieza y desmanchado, así como de las técnicas para su utilización sobre los distintos tejidos.

O Saber coser a mano y a máquina.

O Actitud para trabajar en equipo.

Sus funciones y tareas principales a realizar serán:


O Clasificar y contar la ropa sucia entregada por los distintos departamentos.

O Entregar la ropa limpia a los distintos departamentos.

O Recoger los uniformes sucios y entregar los limpios.

O Separar las prendas que presentan algún tipo de desperfecto para repararlas si es posible, y si no darlas de baja.

O Lavado, secado, planchado y plegado de toda la ropa del hotel.

O Lavado, secado, planchado, plegado y entrega de la ropa de clientes.

O Limpieza de las instalaciones de lavandería.

 

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

La persona responsable del departamento de Lencería será a quien corresponda la planificación y organización del trabajo a desarrollar. Dicha organización se realizará en base a lo siguiente:

A. La previsión del trabajo a desarrollar durante el día, el cual, a su vez, estará en función:

O Del índice de ocupación del día anterior.

O De las salidas previstas del día.

O De los servicios prestados en restaurante.

O De la frecuentación del cambio de ropa en el hotel.

O Del stock de ropa con el que cuenta.

Esta información le llegará a la encargada por medio de Recepción, bien la noche anterior, bien a primera hora de la mañana del día siguiente, a través del estadillo de previsión del restaurante, y parte de ocupación o de entrada y salidas de Recepción.


B. La capacidad de las máquinas de que disponga, para poder calcular el número de horas que deben estar en funcionamiento y, en consecuencia, el horario del personal y mano de obra a emplear, para asignarlo a cada una de estas máquinas.

Dado que la industria hotelera está expuesta a grandes fluctuaciones tanto en ocupación de habitaciones como en frecuentación de restaurante, sobre todo en hoteles ubicados en lugares con alta estacionalidad, durante estas épocas se debe aprovechar, además del disfrute de vacaciones del personal, para reparar el material, cuyo cambio se realiza con menos frecuencia o se suele hacer de temporada a temporada (cortinas, visillos, colchas de día, etc.).

Debe planificar su trabajo en base al tratamiento de la ropa, es decir:

-Recogida de ropa sucia.

-Clasificación de la misma.

-Paso a las máquinas de lavar.

-De lavadora a centrifugadora (si no tuviera este programa la lavadora)

-De centrifugadora o lavadora a secadora (si la ropa que se trata se plancha en calandria, pues si se plancha en planchadora de rodillo pasará, en vez de a la secadora, a la planchadora de rodillo).

-De centrifugadora o lavadora a planchadora de rodillo (según lo dicho anteriormente).

-De secadora a calandria (hay ropa que no necesita planchado, con lo cual no realizaría este paso).

-Una vez doblada y clasificada la ropa, se colocará en los armarios a la espera de ser retirada por los departamentos correspondientes.


Distribuirá los horarios a su personal, en base al trabajo a realizar, dando a cada empleado las instrucciones correspondientes, dependiendo del tipo de maquinaria a utilizar, tipo de ropa de que se trata y su suciedad, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas de cada máquina y sus diferentes programas, poniendo a su disposición los materiales consumibles (detergentes, lejías, suavizantes, etc.) así como materiales y utensilios necesarios, supervisando al mismo tiempo su consumo. Procurando, según los conocimientos adquiridos, que el personal cuide la ropa alargando su vida útil, haciéndola lo más rentable posible.


A una persona o dos, dependiendo del volumen del trabajo, les encomendará el trato de la ropa de clientes, y tendrán, normalmente, utensilios aparte para su trabajo correspondiente.

 

SISTEMAS DE CONTROL

Los sistemas de control están fuertemente implantados en nuestra sociedad, esto se debe, a la importancia de tener controles continuos en aspectos tan importantes para nuestras empresas como son el control de gastos, la calidad del servicio prestado o el control de inventarios, entre otros.

Todos estos controles, sirven de instrumentos para la nueva gestión empresarial, basada en el aumento de beneficios mediante la reducción de costes, no olvidemos que el departamento de Lavandería-Lencería es uno de los principales generadores de costes dentro de un hotel, por ello se llevan implantando desde hace pocos años unos controles de calidad, basados en los Modelos de Calidad Total, unos modelos que a priori resultan difíciles de asimilar (estos implican a todos los elementos del proceso, incluidos los trabajadores) pero que a corto-medio plazo traen numerosas ventajas para el hotelero.

También son muy importantes para la solución de problemas y la toma de decisiones por parte del ápice estratégico, ya que las tomas de decisiones se deben elaborar en torno a los datos que se le suministran del núcleo de operaciones y su línea media, estos datos no existirían, si no existiesen unos sistemas de control.

Tales sistemas de control, o instrumentos de gestión hotelera, podemos resumirlos en los siguientes:

# Fichas de inventario que reflejen las existencias, el movimiento de la ropa y los stocks máximos y mínimos que se establezcan para cada artículo.

# Impreso ropa de clientes para el control en la recogida, entrega y devolución, así como para la facturación.

# Impreso ropa de servicios para el control en la recogida, entrega y devolución de ropa usada y limpia.

# Impreso control de consumo del material de limpieza.

# Impreso control materias consumibles.

# Impreso control materiales de uso.

# Impreso control-estadística de Kg. lavados, consumos generales y resultados.

# Toda la documentación del departamento

 

DOCUMENTACIÓN

Todos los procesos anteriormente descritos, serían imposible de controlarlos sin la documentación que a continuación describiremos, pero antes nos gustaría hacer un poco más de hincapié en la importancia que tienen estos documentos en el buen desarrollo de las actividades del departamento, no sería posible imaginar ningún departamento dentro del hotel que pudiese funcionar sin documentación. Pero, para que esta sea eficaz debe ser rellenada correctamente y siguiendo unas reglas claras para todos los empleados. Los documentos que encontramos en este departamento son:

Lista de Lavandería LAV-1


Objeto de la forma: Ofrecer y vender el servicio de lavandería del hotel, controlar el servicio de lavado y/o planchado y al mismo tiempo facturar el servicio. Los valores unitarios por el servicio de cada prenda vienen previamente impresos en la forma.


Elaboración: Dado que la forma consta de dos partes, se elaborará de la siguiente forma, Clientes, cuando desee el servicio de lavandería, rellenará la parte superior del original y copias en donde se encuentra su nombre, número de habitación, fecha, tipo de servicio requerido, cantidad y el tipo de prendas. En el desprendible únicamente firmará. El cajero de lavandería, al hacer la facturación del servicio deberá liquidar en la parte superior el total individual de cada de prenda según los valores impresos, igualmente diligenciará los dos desprendibles, totalizando el valor del servicio prestado.


Distribución: Original. Pertenece a la lavandería y se distribuye la parte superior para la organización de la ropa y el desprendible se remite a la recepción. La 1ª copia, que pertenece a lavandería, se archiva, y el desprendible es soporte del “resumen diario de ventas lavandería”. La 2ª copia la conserva el cliente.


Reporte Diario de Lavandería E/S LAV-2

Objeto de la forma: Controlar y revisar cantidad y tipo de artículos de lencería, mantelería y uniformes que se reciben en la lavandería para lavado y planchado.

Controlar y revisar la cantidad y tipo de artículos de lencería, mantelería y uniformes que se entregan luego del proceso de lavado y planchado.

Relacionar los artículos de lencería, mantelería y uniformes que por su deterioro deben ser sacados del servicio o llevados a costura.

Elaboración: Deberá ser elaborada diariamente y llevará el visto bueno del encargado de lavandería.

Distribución: El original se lo queda el encargado de ropería y la copia se archiva en lavandería.


LISTA DE LAVANDERIA LAV-1 Tamaño sugerido: 15cm x 35cm.


REPORTE DIARIO LAVANDERÍA LAV-2 Tamaño sugerido: 20cm x 15cm


Planilla de Recolección LAV-3


Objeto de la forma: Controlar diariamente el recibo y la entrega de la ropa para el servicio de lavandería huéspedes.

Elaboración: De acuerdo a las llamadas de los huéspedes solicitando el servicio o del aviso de las camareras en el momento de arreglar las habitaciones. El asistente de lavandería, deberá ir rellenando esta planilla diariamente en original, la cual facilita el recorrido del Valet por las habitaciones y establece un control sobre las prendas que se reciben.

Distribución: El original, de acuerdo a las llamadas el asistente de lavandería bloquea las habitaciones, por las cuales tiene que pasar el Valet. Asigna el Valet para la recolección el cual llena el número de la “Lista de Lavandería”, verifica el número de prendas y clasifica el servicio, en especial o normal. Finalmente se remite a auditoría como soporte del “Resumen de Lavandería”.


Tarjeta de Devolución LAV-4

Objeto de la forma: El no adquirir responsabilidades cuando la ropa no se encuentra en buen estado. Evitar reclamos.

Elaboración: De acuerdo a la revisión de la marcadora en el momento de recibir la ropa ella informa sobre el deterioro de las prendas al encargado de lavandería, él elabora la forma para evitar futuros reclamos.

Distribución: original para el cliente.


Resumen Diario Venta Lavandería lav-5


Objeto de la forma: Tiene por objeto informar diariamente al Auditor Nocturno sobre la venta departamental.

Elaboración: Lo realiza el asistente de lavandería al final de cada día, recopilando todos los desprendibles (copia) de la “Lista de Lavandería” y la “Planilla de Recolección” diaria como soporte del servicio prestado.

Distribución: El original para el auditor nocturno, y la copia para el archivo de lavandería.


* Control Recibo Ropería – Lencería LAV-6

* Control Recibo Ropería – Mantelería LAV-7

* Control Recibo Ropería – Uniformes LAV-8

Objeto de la forma: Controlar y revisar cantidad y tipo de artículos de lencería, mantelería y uniformes que se entregarán de ropería a la lavandería para lavado y planchado.

Controlar y revisar la cantidad y tipo de artículos de lencería, mantelería y uniformes que se reciben después del proceso de lavado y planchado de la lavandería.


PLANILLA DE RECOLECCIÓN LAV-3 Tamaño sugerido: 13cm x 20cm


TARJETA DE DEVOLUCIÓN LAV-4 Tamaño sugerido: 7cm x 12cm


RESUMEN DIARIO VENTA LAVANDERÍA LAV-5 Tamaño sugerido: 12cm x 10cm

Controlar y revisar la cantidad y tipo de artículos de lencería, mantelería que la encargada de ropería entregará a las camareras o al encargado de A y B responsable mas tarde del proceso de lavado y planchado en la lavandería.

La cantidad de artículos recibidos por la camarera de la ropería después del lavado y planchado debe ser igual a la cantidad entregada inicialmente por ella.

Elaboración: LAV-6 Deberá ser diligenciada por la camarera en original y dos copias

LAV-7 Deberá ser diligenciada por la por la persona encargada de traer la mantelería del departamento de a y b en original y dos copias.

LAV-8 Deberá ser diligenciada por cada empleado, al dejar su uniforme para el lavado y/o planchado, en original y una copia.

Distribución: LAV-6 El original lo entrega la camarera al encargado de ropería, la 1ª copia, al encargado de recibir en lavandería, junto con la lencería. El revisará la cantidad y dará el visto bueno de cantidad y recibo. La 2ª copia la conserva la camarera para el retiro de la lencería y así completar el innventario.

LAV-7 Se entrega al encargado de ropería. La 1ª copia al valet en lavandería, junto con la mantelería. El revisará la cantidad y dará el visto bueno de cantidad y recibo. La 2ª copia la conserva el departamento de a y b.

LAV-8 El original al encargado de ropería, la copia al Valet en lavandería, junto con los uniformes. El revisará la cantidad y dará el visto bueno de cantidad y recibo.


Planilla Diaria Lavandería LAV-9

Objeto de la forma: Controlar, revisar la cantidad y tipo de artículos, de lencería, mantelería y uniformes de empleados que pasan por lavandería diariamente como soporte de lo enviado por ropería y para un control directo sobre estas prendas. Es base también para controlar el movimiento de la lavandería durante un periodo (un mes) para evaluar el aprovechamiento de la planta.

Elaboración: Deberá ser elaborado diariamente por el Encargado del departamento, en original. Esta planilla facilita el conocer cada día el inventario de piezas que se mantienen en lavandería.

CONTROL RECIBO ROPERÍA – LENCERÍA LAV-6

CONTROL RECIBO ROPERÍA – MANTELERÍA LAV-7

CONTROL RECIBO ROPERÍA – UNIFORMES LAV-8

Tamaños sugeridos: 13cm x 17cm


PLANILLA DIARIA LAVANDERÍA LAV-9

La información que encontramos en la planilla es la siguiente:

-Periodo a controlar.

O 1ª parte: Descripción

O 2ª parte: Tantas columnas como artículos de lencería, mantelería y uniformes, que requiera el servicio, codificadas, diferenciando los tres tipos de activos de operación. Esto es por ejemplo:

1: funda

2: sábanas

18: Toallas

-Filas: Estarán divididas por los días del mes y cada fila contendrá en cada día:

Entradas – Salidas – Devoluciones = Saldo Día

Al final del período controlado estará el total del movimiento del mes de cada tipo de prenda y el saldo total de pr

 

 

Fuente: http://blogsdelagente.com/servicioshoteleros/2008/11/15/manual-lencaria-y-lavanderia/

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